Insights-Report per E-Mail planen

Der Insights-Report ist ein PDF mit der Auswertung eines KI-Sichtbarkeitsprojekts. Ohne eigene Einstellung bekommt ihn der Team-Inhaber jeden Sonntag um 18 Uhr. Mit einem eigenen Zeitplan legst du je Projekt fest, in welchem Takt er verschickt wird und an welche Adressen.

Wo du ihn findest

Unter Einstellungen → Benachrichtigungen, unterhalb der Tabelle mit den Benachrichtigungs-Kategorien, steht der Abschnitt Insights-Report per E-Mail. Dort gibt es eine aufklappbare Zeile für jedes KI-Sichtbarkeitsprojekt, auf das du Zugriff hast. Hast du auf kein Projekt Zugriff, fehlt der Abschnitt.

Die zugeklappte Zeile zeigt den aktuellen Stand:

• Standard: sonntags 18 Uhr an den Team-Inhaber: für dieses Projekt wurde noch nie ein Zeitplan gespeichert.
• Takt: 2 × Wochen · Empfänger: 3 (als Beispiel): ein eigener Zeitplan ist aktiv.
• Abgeschaltet: ein Zeitplan ist gespeichert, aber ausgeschaltet. Das Projekt bekommt dann gar keinen Report per E-Mail, auch nicht sonntags.

Den Zeitplan einstellen

Klapp die Zeile des Projekts auf. Die Felder:

Vorbelegt sind der nächste Sonntag um 18 Uhr, ein Takt von einer Woche, deine eigene Adresse und deine Sprache. Der Schalter Eigenen Zeitplan verwenden steht dabei zunächst aus: schalte ihn ein, bevor du speicherst, sonst legst du einen abgeschalteten Zeitplan an. Mit Zeitplan speichern wird alles übernommen.

Aus Takt und erstem Versand ergeben sich die Termine: »2 × Wochen« ab Sonntag 18 Uhr heißt jeden zweiten Sonntag um 18 Uhr. Rankion prüft einmal pro Stunde, welche Termine fällig sind; der Versand startet also innerhalb der Stunde nach dem Termin. Ein Monatstakt, der am 31. beginnt, landet in kürzeren Monaten auf dem letzten Tag des Monats. Liegt der erste Versand in der Vergangenheit, wird nichts nachgeholt; es gilt der nächste Termin, der noch bevorsteht. Änderst du Takt oder ersten Versand, werden die Termine neu berechnet.

Die Sprache gilt für die Begleitmail. Die Texte im PDF selbst sind deutsch, egal welche Sprache du wählst.

Die Begleitmail nennt den aktuellen Sichtbarkeitswert des Projekts und die Veränderung zur Messung davor; das PDF hängt an.

Empfänger

Mit Hinzufügen nimmst du eine weitere Adresse auf, mit Entfernen nimmst du sie heraus. Gespeichert wird beides erst mit Zeitplan speichern.

Wer ein Rankion-Konto mit Zugriff auf das Projekt hat, ist sofort Empfänger. Jede andere Adresse bekommt nach dem Speichern zuerst eine Bestätigungsmail. Neben ihr steht so lange wartet auf Bestätigung. Bis die Person auf der Seite aus dieser Mail den Knopf zum Bestätigen drückt, bekommt sie keinen Report. Hat kein einziger Empfänger bestätigt, wird für diesen Termin auch kein Report erzeugt und nichts abgebucht.

Der Bestätigungslink gilt 7 Tage. Ist er abgelaufen, entferne die Adresse, speichere, füge sie wieder hinzu und speichere erneut. Dann geht eine neue Bestätigungsmail hinaus.

Jede Report-Mail enthält einen Abmeldelink. Er nimmt genau diese Adresse aus dem Zeitplan. War es die letzte Adresse, wird der Zeitplan abgeschaltet.

Wenn trotz aktivem Zeitplan keine Mail ankommt

Die Kategorie »Berichte« ist abgeschaltet

Das ist der häufigste Grund. Die Report-Mail gehört zur Benachrichtigungs-Kategorie Berichte, deren Tabelle oben auf derselben Seite steht. Ist dort der Schalter E-Mail aus, bekommt ein Empfänger mit Rankion-Konto keinen Report, auch wenn der Zeitplan aktiv ist und seine Adresse bestätigt ist.

Dabei zählt die Einstellung des Empfängers, nicht die der Person, die den Zeitplan angelegt hat. Trägst du eine Kollegin ein, die Berichte per E-Mail abbestellt hat, kommt bei ihr nichts an. Eine Adresse, zu der es kein Rankion-Konto gibt, ist davon nicht betroffen. Mehr zu den Kategorien: E-Mail-Benachrichtigungen steuern.

Seit dem letzten Versand gab es keine neue Messung

Ein Report geht nur hinaus, wenn das Projekt seit dem letzten Versand einen neuen Messtag hat, also einen neu abgeschlossenen Tracking-Lauf. Sonst wird nichts verschickt und nichts abgebucht, und der Zeitplan wartet auf den nächsten Termin. Du bekommst damit nie denselben Stand zweimal.

Ein Beispiel: Misst das Projekt einmal pro Woche und der Report steht auf täglich, kommt in sieben Tagen genau ein Report. Ein Takt, der kürzer ist als der Messtakt des Projekts, bringt also keine zusätzlichen Mails.

Das Guthaben reicht nicht

Jeder erzeugte Report kostet 10 Credits, unabhängig von der Zahl der Empfänger. Reicht das Guthaben des Teams nicht, wird kein Report erzeugt. Der Team-Inhaber bekommt stattdessen einmal eine Hinweis-Mail; weitere Hinweise folgen erst, nachdem wieder ein Report verschickt wurde. Der Zeitplan bleibt aktiv, und nach dem Aufladen kommt der nächste Report zum nächsten Termin. Auch diese Hinweis-Mail gehört zur Kategorie Berichte.

Projekte ohne eigenen Zeitplan

Für ein Projekt, für das nie ein Zeitplan gespeichert wurde, ändert sich nichts: der Team-Inhaber bekommt den Report weiter sonntags um 18 Uhr. Pausierte Projekte bekommen diesen Sonntags-Report nicht.

Sobald für ein Projekt ein Zeitplan gespeichert ist, eingeschaltet oder ausgeschaltet, fällt es aus dem Sonntagsversand heraus. Speicherst du den Zeitplan ausgeschaltet, bekommt das Projekt also gar keinen Report mehr per E-Mail. In der Maske gibt es keinen Weg zurück zum Standard; über die Schnittstelle stellt DELETE ihn wieder her (siehe unten).

Über die Schnittstelle

Für die Empfänger gelten dieselben Regeln wie in der Maske, auch die Bestätigung. Ohne Zugriff auf das Projekt antworten alle drei mit 403. Zur Anmeldung siehe Authentifizierung.

Weiterlesen

• E-Mail-Benachrichtigungen steuern
• AI-Visibility Tracking: das Modul im Überblick