Planifier le rapport Insights par e-mail

Le rapport Insights est un PDF qui analyse un projet de visibilité IA. Sans réglage de votre part, le propriétaire de l'équipe le reçoit chaque dimanche à 18 h. Avec un calendrier propre, vous décidez pour chaque projet à quel rythme il part et à quelles adresses.

Où le trouver

Sous Paramètres → Notifications, sous le tableau des catégories de notification, se trouve la section Rapport Insights par e-mail. Elle contient une ligne dépliable pour chaque projet de visibilité IA auquel vous avez accès. Si vous n'avez accès à aucun projet, la section n'apparaît pas.

La ligne repliée indique l'état actuel :

• Par défaut : le dimanche à 18 h au propriétaire de l'équipe : aucun calendrier n'a jamais été enregistré pour ce projet.
• Fréquence : 2 × Semaines · Destinataires : 3 (par exemple) : un calendrier propre est actif.
• Désactivé : un calendrier est enregistré, mais éteint. Le projet ne reçoit alors plus aucun rapport par e-mail, pas même le dimanche.

Régler le calendrier

Dépliez la ligne du projet. Les champs :

Le formulaire est prérempli avec le dimanche suivant à 18 h, une fréquence d'une semaine, votre propre adresse et votre langue. L'interrupteur Utiliser un calendrier propre est d'abord éteint : activez-le avant d'enregistrer, sinon vous enregistrez un calendrier désactivé. Enregistrer le calendrier valide l'ensemble.

Les dates d'envoi découlent de la fréquence et du premier envoi : « 2 × Semaines » à partir d'un dimanche à 18 h signifie un dimanche sur deux à 18 h. Rankion vérifie une fois par heure quels envois sont dus ; l'envoi démarre donc dans l'heure qui suit la date prévue. Une fréquence mensuelle qui commence le 31 tombe sur le dernier jour des mois plus courts. Si le premier envoi se situe dans le passé, rien n'est rattrapé ; c'est la prochaine date à venir qui s'applique. Si vous modifiez la fréquence ou le premier envoi, les dates sont recalculées.

La langue choisie s'applique à l'e-mail. Les textes du PDF lui-même sont en allemand, quelle que soit la langue choisie.

L'e-mail indique la valeur de visibilité actuelle du projet et son évolution depuis la mesure précédente ; le PDF est en pièce jointe.

Destinataires

Ajouter inscrit une adresse supplémentaire, Supprimer la retire. Les deux ne sont enregistrés qu'avec Enregistrer le calendrier.

Une personne disposant d'un compte Rankion avec accès au projet est destinataire tout de suite. Toute autre adresse reçoit d'abord, après l'enregistrement, un e-mail de confirmation et reste affichée en attente de confirmation jusque-là. Tant que cette personne n'a pas cliqué sur le bouton de confirmation de la page indiquée dans cet e-mail, elle ne reçoit aucun rapport. Si aucun destinataire n'a confirmé, aucun rapport n'est généré pour cette date et rien n'est débité.

Le lien de confirmation est valable 7 jours. S'il a expiré, supprimez l'adresse, enregistrez, ajoutez-la de nouveau et enregistrez encore une fois. Un nouvel e-mail de confirmation est alors envoyé.

Chaque e-mail de rapport contient un lien de désinscription. Il retire exactement cette adresse du calendrier. S'il s'agissait de la dernière adresse, le calendrier est désactivé.

Quand un calendrier actif n'envoie aucun e-mail

La catégorie « Rapports » est désactivée

C'est la cause la plus fréquente. L'e-mail du rapport appartient à la catégorie de notification Rapports, dont le tableau se trouve en haut de la même page. Si son interrupteur E-mail est éteint, un destinataire disposant d'un compte Rankion ne reçoit pas le rapport, même si le calendrier est actif et son adresse confirmée.

C'est le réglage du destinataire qui compte, pas celui de la personne qui a créé le calendrier. Si vous ajoutez une collègue qui s'est désabonnée des Rapports par e-mail, rien ne lui parvient. Une adresse sans compte Rankion n'est pas concernée. Pour en savoir plus sur les catégories : Gérer les notifications par e-mail.

Aucune nouvelle mesure depuis le dernier envoi

Un rapport n'est envoyé que si le projet a un nouveau jour de mesure depuis le dernier envoi, c'est-à-dire un passage de tracking nouvellement terminé. Sinon, rien n'est envoyé ni débité, et le calendrier attend la date suivante. Vous ne recevez donc jamais deux fois les mêmes données.

Un exemple : si le projet est mesuré une fois par semaine et que le rapport est réglé sur quotidien, vous recevez exactement un rapport en sept jours. Une fréquence plus courte que le rythme de mesure du projet n'apporte pas d'e-mails supplémentaires.

Le solde de crédits est insuffisant

Chaque rapport généré coûte 10 crédits, quel que soit le nombre de destinataires. Si le solde de l'équipe ne suffit pas, aucun rapport n'est généré. Le propriétaire de l'équipe reçoit à la place un seul e-mail d'avertissement ; l'avertissement suivant n'arrive qu'après l'envoi d'un nouveau rapport. Le calendrier reste actif et, une fois le solde rechargé, le prochain rapport arrive à la date suivante. Cet avertissement appartient lui aussi à la catégorie Rapports.

Projets sans calendrier propre

Pour un projet pour lequel aucun calendrier n'a jamais été enregistré, rien ne change : le propriétaire de l'équipe continue de recevoir le rapport le dimanche à 18 h. Les projets en pause ne reçoivent pas ce rapport du dimanche.

Dès qu'un calendrier est enregistré pour un projet, activé ou désactivé, le projet sort de l'envoi du dimanche. Si vous enregistrez le calendrier désactivé, le projet ne reçoit donc plus aucun rapport par e-mail. Le formulaire ne permet pas de revenir au réglage par défaut ; via l'API, DELETE le rétablit (voir ci-dessous).

Via l'API

Les destinataires suivent les mêmes règles que dans le formulaire, confirmation comprise. Sans accès au projet, les trois répondent par 403. Pour l'authentification, consultez Authentification & tokens API.

Pour aller plus loin

• Gérer les notifications par e-mail
• AI-Visibility Tracking : le module en bref